Relaties in kaart brengen. Maar hoe dan?

CRM software Groeps-kantoor
Om het beste uit je relaties te halen zul je meer van ze moeten weten dan alleen hun naam en adres. Maar wat wil je weten en vooral wat wil je er mee doen?

Het verzamelen van informatie is natuurlijk een eerste stap. Het verzamelen van relevante informatie is stap twee. Per type business is dat anders natuurlijk en steeds belangrijker is het combineren van data. Daarom een paar voor de hand liggende, maar vaak vergeten open deuren.

  1. Leg het belang van de relatie vast! Een belang is niet alleen die klant die elk jaar voor 10% van uw omzet zorgt maar ook die relatie die jaarlijks 5 nieuwe klanten aanbrengt en op die manier uw bedrijf laat groeien. Beiden hebben aandacht nodig en beiden op een andere manier. Doe dit door uw relaties in categoriën onder te brengen. In dit voorbeeld staat de genoemde klant onder de top-klanten, genoemde klant 2 staat bij de referenties.
  2. Leg vast wat de branche is waarin uw klant actief is! Aan de hand van dit gegeven kunt u trends in deze branches volgen en bij een geconstateerde kans in een branche direct die selectie maken die nodig is om een gerichte actie te kunnen doen. Bedrijven in de agrarische sector hebben weinig op met informatie over specifieke machinebouw gerelateerde problemen.
  3. Leg vast wat de omvang van je relatie is! Bedrijven met personeel (veel of weinig) hebben nu eenmaal andere problemen dan ZZP-ers. Waarom denk je dat ZZP-ers op dit moment ‘bestookt’ worden met advies over het verdwijnen van de VAR en pensioenregelingen? Puur en alleen om het feit dat dat de actuele thema’s zijn.

Ook andere informatie kan van belang zijn voor je om vast te leggen in je CRM. Denk hier bij het inrichten goed over na. Maar bepaal ook voor jezelf wat je ermee wilt bereiken.

Dingen die ik vastleg voor mijn business binnen Groeps-kantoor zijn een paar hele triviale, maar zeker ook minder voor de hand liggende. Zie hieronder voor een paar voorbeelden:

  • Welke boekhoudsoftware wordt gebruikt? Online, lokaal, pakket van boekhouder, etc.
  • Wie doet de boekhouding? Zelf, administratiekantoor/boekhouder, etc.
  • Hoeveel nieuwe relaties worden (ongeveer) jaarlijks aangemaakt? 0-100, 100-1000, 1000+.
  • Zijn de werkzaamheden logistiek- of project-geörienteerd?
  • Oprichtingsdatum (maand + jaar) van het bedrijf.

Waarom ik dit vastleg is eigenlijk heel eenvoudig. Ben ik met een prospect in gesprek en wil deze meer weten dan weet ik vrij snel welke case ik kan gebruiken om een voorbeeld te geven van wat soortgelijke bedrijven bereiken met mijn oplossing. Maar ook, en dat gebeurt natuurlijk, kan ik kijken als er een specifieke wens is of ik deze kan combineren met andere gebruikers zodat er een nieuwe module uit komt rollen in plaats van een maatwerkoplossing. Het is nu eenmaal interessanter om een koppeling met bijvoorbeeld Twinfield te ontwikkelen als er 10 gebruikers zijn dan dat je de enige bent.

Dus CRM hoef je niet alleen te gebruiken voor je sales, maar kan ook je productontwikkeling helpen om daarin de juiste beslissingen te nemen.

En het vullen van de al die gegevens, dat is toch maar taai en saai werk, hoe zorg ik dat ik dat vol houd? Ten eerste door het gemak er van te ondervinden. Dus geen data vastleggen die je niet of nauwelijks gaat gebruiken, zonde van je tijd. Ten tweede, haal zoveel mogelijk data uit databases die beschikbaar zijn. Vaak zijn er koppelingen met de dienst webservices.nl, deze verrijkt data op basis van NAW en/of KvK gegevens, voor enkele centen per bedrijf heb je al je gegevens ingevuld die voor jou belangrijk zijn.

Voor Groeps-kantoor wordt deze koppeling momenteel ontwikkeld en zal vanaf april beschikbaar komen. De data zal op basis van werkelijke afname afgerekend worden in plaats van een vooraf ingekocht tegoed. Houd hiervoor deze site in de gaten.

Meer weten over het inrichten van een CRM oplossing: Neem contact met mij op via pieter@groeps-kantoor.nl of op nummer 085-2733561.