Waarom Excel niet meer volstaat als je ondernemer bent

Alleen Excel is al lang niet meer genoeg om je eigen bedrijf te runnen. Ja, natuurlijk mag je het nog gebruiken als calculatietool. Alhoewel er goede alternatieven zijn, ga ik daar niet over schrijven.

Nee, ik doel hier op Excel voor de registratie van klant- en projectgegevens. Dat kan namelijk echt niet meer. Waar we tot voor een paar jaar geleden alles in Excel zetten en dit bestand lieten groeien en groeien, heeft een aantal ontwikkelingen van de laatste jaren daar toch wel een stokje voor gestoken.

Ontwikkeling 1: De hoeveelheid data die we bij moeten houden

Om een relatie goed te registreren, moet je steeds meer weten van die klant. Waar voorheen NAW-gegevens voldoende waren, dien je nu bij te houden wanneer je een relatie hebt geregistreerd, wat je met zijn gegevens doet en gedaan hebt, of deze klant je toestemming heeft gegeven om hem te benaderen via een nieuwsbrief en last but not least of je deze gegevens nog steeds mag gebruiken. Dit zijn allemaal ontwikkelingen die voortkomen uit de AVG die in 2018 is ingegaan.

Ontwikkeling 2: Dossiers moeten steeds completer zijn

Van een eerste mailtje over een offerte-aanvraag tot en met de daadwerkelijke levering: het dient allemaal in een dossier te staan. En niet zozeer voor die 99,7% van de opdrachten die soepel verloopt en waar geen vuiltje aan de lucht is. Maar net in dat ene dossier waar discussie ontstaat, heb je wel graag je zaken op orde zodat je dingen terug kunt vinden en kunt benoemen.

Ontwikkeling 3: Correcte facturatie is noodzaak

In een project de juiste factuur sturen met de juiste specificaties en kenmerken is heel belangrijk. Daarom is niet alleen het registreren van de gemaakte afspraken noodzakelijk, maar moet je tijdregistratie en facturatie daar ook nog eens op aansluiten. Hoe slordig is het om niet je meerwerk direct na afloop van een project (of tussentijds per overeengekomen periode) te factureren, terwijl je daar wel recht op hebt?

Ontwikkeling 4: Meer doen in minder tijd

Omdat we ook Quality Time willen overhouden met familie en vrienden, is het belangrijk om snel al je gegevens bij elkaar te hebben. Zeker als je op basis van ontwikkeling 3 in meer dan 3 documenten moet gaan zoeken – ‘hoe zit het ook alweer?’ – ben je eigenlijk al te veel tijd kwijt. En langzaamaan word je die ondernemer die altijd druk, druk, druk is en het leven langzaam aan zich voorbij ziet glijden.

Eén oplossing: Goed automatiseren

Als je goed, maar vooral ook slim, automatiseert dan kun je al deze ontwikkelingen voorblijven c.q. handelen.

Even punt voor punt:

  1. In een relatiebeheer / CRM-systeem houd je de data bij die noodzakelijk is voor je business en kun je altijd terugvinden of je iemand al dan niet terecht in je systeem hebt staan. Volledig volgens de AVG-regels.
  2. Door je relatie en/of project centraal te stellen, maak je van daaruit taken en notities aan, verzend je mails en documenten, stuur je de correcte bijlagen mee (zoals leveringsvoorwaarden), etc. Zo heb je direct je dossier op orde.
  3. In een project kun je perfect vastleggen wat de gemaakte afspraken zijn. Tarief per medewerker, meerwerk en bijbehorende tarieven, tarief per activiteit, aanneemsom, enz. enz.
  4. Een factuurvoorstel genereren door één druk op de knop en daarna direct je facturen verzenden. Dat zorgt ervoor dat je altijd je focus op je bedrijf kunt houden als het moet en kunt ontspannen als het kan.

Hoe zorg jij ervoor dat je je administratie op orde hebt? Wil je weten hoe ik dat aanpak en hoe mijn klanten dat doen? Bel voor meer info naar 06-30818813 of mail pieter@groeps-kantoor.nl.